Excel a fait démarrer la plupart des PME marocaines, et il a bien servi. Le problème n'est pas Excel, c'est le moment où l'on continue à l'utiliser alors qu'il coûte plus qu'il ne rapporte. Voici les signaux qui indiquent que ce moment est arrivé, et comment migrer sans perdre un mois.
À retenir
- Les six signaux
- Ce qu'Excel ne fera jamais
- Ce qu'il faut garder d'Excel
- Migrer sans perdre un mois
Les six signaux
- 1Deux personnes ont chacune « la bonne version » du fichier clients, et elles ne sont pas identiques.
- 2Une facture est partie avec un ancien prix, ou avec un numéro déjà utilisé.
- 3Vous ne savez pas, aujourd'hui, combien on vous doit au total et depuis combien de jours.
- 4Votre comptable réclame les pièces chaque fin de mois et passe deux jours à les ressaisir.
- 5Le stock du fichier ne correspond plus au stock de l'entrepôt depuis longtemps.
- 6La facture électronique arrive et votre fichier ne produira jamais le format attendu.
Deux signaux suffisent. Le sixième, à lui seul, impose le changement dans les mois qui viennent.
Ce qu'Excel ne fera jamais
Excel ne numérote pas les factures de façon continue et infalsifiable. Il ne bloque pas une vente à un client dont trois factures sont échues. Il ne met pas à jour le taux de TVA d'un produit dans toutes les factures futures. Il ne relance pas un client, ne rapproche pas un relevé bancaire, ne donne pas un accès en lecture à un comptable. Et il ne vous préviendra pas quand la réglementation change.
Ce qu'il faut garder d'Excel
La liberté d'analyser. Un bon logiciel de gestion exporte tout, à tout moment, dans un format que vous pouvez ouvrir dans un tableur. Si un éditeur vous propose un outil dont vous ne pouvez pas sortir les données, refusez. Vous n'avez pas quitté Excel pour être enfermé ailleurs.
Migrer sans perdre un mois
| Étape | Durée | Qui |
|---|---|---|
| Nettoyer le fichier clients et produits : doublons, identifiants fiscaux, ICE, prix | 3 à 5 jours | Vous, avec un modèle fourni par l'éditeur |
| Importer clients, produits, factures ouvertes et stock | 1 jour | L'éditeur |
| Paramétrer : TVA, numérotation, modèles de facture, utilisateurs | 1 jour | L'éditeur avec vous |
| Former les équipes, en français ou en arabe | 1 à 2 demi-journées | L'éditeur |
| Fonctionner en double pendant une semaine, puis couper Excel | 1 semaine | Vous |
Deux semaines, en comptant large. Le seul poste qui dépend de vous est le nettoyage du fichier : c'est aussi le plus utile, parce qu'il révèle les doublons et les clients sans identifiant fiscal que vous traînez depuis des années.
Les erreurs de migration
- Vouloir tout importer, y compris dix ans de factures. Importez les clients, les produits, le stock et les factures non soldées ; archivez le reste.
- Migrer à la fin du mois, quand tout le monde est occupé à clôturer. Choisissez le début d'un mois calme.
- Ne pas fixer de date pour couper Excel. Sans date, le double fonctionnement dure six mois et personne ne fait confiance à aucun des deux.
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